Contexte / situation
Une association ayant pour objectif de promouvoir les entreprises innovantes de son territoire comporte plus de 500 membres identifiés dans son réseau. Elle bénéficie dans son budget de fonds publics et de fonds privés (abonnements et prestations de services). La direction s’est alertée de l’encours important que représentaient ses créances impayées (près de 50 % de son budget de fonctionnement), essentiellement dû à l’absence de moyens et d’organisation pour les relancer.
Mis en relation par son réseau d’affaires, le Groupe CAP a appréhendé au cours de l’audit, les besoins de trésorerie avec une urgence relative, une organisation perfectible quant au temps que les collaborateurs de l’association pouvaient consacrer, ainsi qu’une appréhension quant à l’impact que les relances pouvaient générer sur l’exercice prochains pour les renouvellements d’adhésions.
Notre approche
Une première approche documentaire par les équipes du Groupe CAP a été réalisé afin d’alléger la charge de travail des collaborateurs de l’association. Cela a permis d’identifier que l’encours était étalé sur deux exercices glissants et essentiellement lié aux adhésions. Une fois les données collectées, et compte tenu du contexte, un objectif d’encaissement sur un délai court a été fixé afin de donner de la lisibilité de trésorerie à l’association. Cette phase de traitement a permis de constater que les adhésions n’étaient pas toujours souhaitées, que les factures n’étaient pas adressées dans les délais, ou que les conditions générales d’adhésion n’étaient pas toujours en lien avec les avantages attendus. Lors du compte rendu de la première phase de traitement réalisé, le Groupe CAP a proposé d’accompagner l’association sur la structuration de sa facturation en réalisant cette prestation, effectuer les relances préventives en marque blanche afin de dynamiser les encaissements, et statuer sous des délai raisonnables la mise en recouvrement des encours non réglés. En complément, nous avons accompagné l’association sur l’ensemble de ses supports juridiques en révisant ceux-ci avec l’accord du conseil d’administration.
Résultats obtenus
- Alors que la première approche fixait de taux brut d’encaissement à 35%, les attentes ont largement été largement dépassées avec un taux définitif de recouvrement de plus de 70%, malgré l’ancienneté et la nature.
- Sur l’exercice 2016, l’ensemble des adhésions ont été facturé et relancé dans les délais, ce qui a permis à l’association de retrouver le souffle nécessaire à son développement.
- Satisfaction de l’association sur l’ensemble de l’accompagnement, construit par étape, les délais impartis respectés et l’amélioration de la vision de ses adhérents.
70%
de taux de recouvrement
